Los controles de proveedores en BRCGS Food Safety deben permitir que la empresa conozca, evalúe y controle los riesgos asociados con las materias primas, los materiales de envasado y los servicios que incorpora a sus operaciones. BRCGS Food Safety Issue 9 establece un enfoque basado en riesgos para la aprobación y seguimiento de proveedores, de manera que la organización pueda demostrar que los riesgos relacionados con la seguridad, autenticidad, legalidad y calidad de los productos están gestionados.
Esto significa que no todos los proveedores tienen que ser certificados por BRCGS. El método de aprobación depende del riesgo asociado al material o proveedor y puede sustentarse, según corresponda, en certificaciones reconocidas, auditorías de proveedores o cuestionarios para determinados proveedores de bajo riesgo.
Pero la aprobación inicial no es suficiente. BRCGS también exige mecanismos para revisar el desempeño del proveedor, mantener información actualizada y verificar aspectos como la trazabilidad cuando corresponda.
fuentes consultadas, BRGCS.COM
¿Qué exige BRCGS para aprobar a un proveedor?
La sección 3.5.1 de BRCGS Food Safety Issue 9 establece un sistema de aprobación y monitoreo de proveedores de materias primas y envases primarios. El punto de partida es evaluar los riesgos que pueden introducir estos materiales en el producto final.
1. Evaluar el riesgo de las materias primas y envases
La empresa debe contar con una evaluación documentada de riesgos para cada materia prima o grupo de materias primas, incluidos los envases primarios.
Esta evaluación debe considerar, entre otros aspectos:
- Peligros microbiológicos.
- Contaminación química.
- Alérgenos.
- Cuerpos extraños.
- Contaminación cruzada por variedad o especie.
- Sustitución o fraude.
- Requisitos legales o específicos del cliente.
- Impacto de la materia prima sobre la calidad del producto final.
El resultado de esta evaluación debe servir como base para definir cómo se aprueba y monitorea al proveedor. Además, BRCGS contempla la actualización de la evaluación cuando existen cambios relevantes, aparece un nuevo riesgo o una materia prima interviene en un retiro o recuperación de producto.
En otras palabras: la empresa no debería utilizar el mismo nivel de control para todos sus proveedores. El nivel de evidencia debe guardar relación con el riesgo.
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¿Qué métodos de aprobación de proveedores acepta BRCGS?
BRCGS establece diferentes vías para la aprobación de proveedores. La selección debe basarse en el riesgo y en las características de la materia prima o envase.
Entre las alternativas contempladas se encuentran:
Certificación reconocida
La aprobación puede sustentarse en una certificación válida de BRCGS o de un estándar reconocido por GFSI. siempre que el alcance de la certificación cubre los productos o materiales adquiridos.
Esto es importante porque no basta con que el proveedor diga que “tiene una certificación”. La empresa debe verificar que esta sea válida y que su alcance sea pertinente para aquello que está comprando.
Auditoría al proveedor
Otra alternativa es realizar una auditoría al proveedor.
El alcance de esta auditoría debe permitir evaluar aspectos relacionados con:
- Seguridad del producto.
- Trazabilidad.
- Revisión del sistema HACCP.
- Buenas prácticas de fabricación.
- Protección o defensa del producto.
- Autenticidad del producto.
Cuando la auditoría es realizada por una segunda o tercera parte, la empresa debe demostrar la competencia del auditor, confirmar que el alcance cubre los aspectos requeridos y obtener y revisar una copia del informe completo de auditoría.
Cuestionario de proveedor
Un cuestionario también puede utilizarse, pero no como una alternativa general para cualquier proveedor.
BRCGS contempla esta opción para proveedores considerados de bajo riesgo, siempre que exista una justificación basada en riesgos y que el cuestionario sea revisado y verificado por una persona cuya competencia pueda demostrarse.
El cuestionario debe cubrir los aspectos relevantes de seguridad del producto, trazabilidad, HACCP, buenas prácticas de fabricación, autenticidad y defensa del producto.
Por ello, tener un cuestionario enviado al proveedor no demuestra por sí solo que el proceso de aprobación sea suficiente. Es necesario demostrar por qué ese método es adecuado para el nivel de riesgo identificado.
¿BRCGS exige monitorear a los proveedores después de aprobarlos?
Sí lo exige. Uno de los puntos importantes de la sección 3.5.1 es que la aprobación del proveedor no constituye el final del proceso. La empresa debe disponer de un proceso documentado para revisar el desempeño continuo de sus proveedores, basado en riesgos y en criterios de desempeño definidos. También debe conservar los registros de estas revisiones.
Por ejemplo, una empresa puede considerar dentro de su evaluación periódica aspectos como:
- Cumplimiento de las especificaciones.
- Resultados de inspecciones de recepción.
- Incumplimientos detectados.
- Resultados de análisis.
- Reclamos relacionados con materias primas.
- Problemas de trazabilidad.
- Entregas fuera de especificación.
- Cambios en la certificación del proveedor.
- Incidentes asociados con el material suministrado.
- Riesgos conocidos asociados con la materia prima o el proveedor.
- Respuesta del proveedor ante riesgos emergentes.
La periodicidad y profundidad de esta revisión deben guardar relación con el riesgo y con los criterios definidos por la propia organización.
¿Cada cuánto debe actualizarse un cuestionario?
Cuando la aprobación se sustenta en cuestionarios, BRCGS establece que estos deben volver a emitirse al menos cada tres años. Además, el proveedor debe informar cambios significativos durante ese periodo, incluido cualquier cambio en su estado de certificación.
Esto evita que una organización mantenga indefinidamente como “aprobado” a un proveedor basándose únicamente en información que podría haber quedado desactualizada.
¿Qué ocurre si la materia prima se compra a un intermediario?
BRCGS también contempla situaciones en las que la empresa no compra directamente del fabricante.
Si la materia prima o el envase primario se adquiere mediante un agente, intermediario o mayorista, la organización debe conocer la identidad del último fabricante o envasador. En el caso de materias primas a granel, debe conocer el lugar donde se consolidaron los lotes.
Esto es relevante porque el proveedor comercial no necesariamente es quien fabrica el material.
Por ejemplo, si una empresa compra un ingrediente mediante un intermediario, conocer únicamente los datos del intermediario puede no ser suficiente para evaluar el riesgo de la materia prima. La organización necesita mantener trazabilidad sobre el origen que corresponda según el tipo de producto y la vía de aprobación utilizada.
¿Qué controles se requieren para verificar la trazabilidad del proveedor?
BRCGS Food Safety Issue 9 también relaciona la aprobación del proveedor con la capacidad de mantener una trazabilidad eficaz.
Cuando la aprobación del proveedor se basa en un cuestionario en lugar de una certificación o auditoría, la empresa debe verificar su sistema de trazabilidad durante la aprobación inicial y, posteriormente, al menos cada tres años.
Si la materia prima se compra a través de un intermediario, la verificación debe considerar al último fabricante o envasador. En el caso de materias primas a granel, también debe considerarse el lugar de consolidación, cuando corresponda.
La finalidad es que la organización no dependa únicamente de una declaración escrita del proveedor, sino que pueda obtener evidencia de que el sistema de trazabilidad funciona.
¿Cómo se controlan los proveedores de servicios?
Los proveedores de materias primas no son los únicos que deben gestionarse.
La sección 3.5.3 de BRCGS Food Safety Issue 9 establece requisitos específicos para los proveedores de servicios cuando sus servicios puedan afectar la seguridad y calidad del producto, el cumplimiento de requisitos legales o los riesgos identificados de seguridad y defensa alimentaria.
Entre los servicios que pueden entrar en este control se encuentran, según corresponda:
- Control de plagas.
- Lavandería.
- Limpieza contratada.
- Mantenimiento de equipos.
- Transporte y distribución.
- Almacenamiento externo.
- Envasado fuera del establecimiento.
- Análisis de laboratorio.
- Gestión de residuos.
- Capacitación en inocuidad alimentaria.
- Consultoría relacionada con la seguridad de los productos.
La aprobación y el seguimiento de los proveedores de servicios deben basarse en los riesgos asociados. Los acuerdos con estos proveedores deben definir las condiciones del servicio y los controles necesarios para garantizar la seguridad y calidad del producto.
La empresa debe realizar un seguimiento del desempeño de estos proveedores y conservar los registros correspondientes.
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¿Qué sucede cuando un proceso se realiza fuera de la empresa?
BRCGS diferencia la gestión de proveedores de servicios del procesamiento tercerizado.
Cuando una etapa de fabricación o procesamiento se realiza fuera del establecimiento y el producto regresa posteriormente a la empresa auditada, esta actividad debe gestionarse conforme a los requisitos de BRCGS para procesos tercerizados.
En estos casos, la empresa debe evaluar los riesgos asociados y mantenerlos dentro de su sistema de seguridad alimentaria. Además, los requisitos del proceso tercerizado deben acordarse y documentarse mediante una especificación de servicio que incluya, cuando corresponda, requisitos específicos de manipulación.
La trazabilidad del producto también debe mantenerse durante esta operación.
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¿Qué evidencias debería tener una empresa sobre sus proveedores?
Para demostrar que el sistema funciona, no basta con tener una lista de proveedores.
De acuerdo con los requisitos de BRCGS Food Safety Issue 9, la documentación debería permitir reconstruir el proceso de aprobación, seguimiento y reevaluación del proveedor.
Como referencia, una organización puede revisar si dispone de:
- Evaluación de riesgos de materias primas y envases.
- Procedimiento documentado de aprobación.
- Criterios definidos para aprobar proveedores.
- Certificados vigentes y con alcance pertinente, cuando corresponda.
- Auditorías de proveedores e informes correspondientes, cuando se utilicen como método de aprobación.
- Cuestionarios de aprobación completados y revisados, cuando se utilicen como método de aprobación.
- Justificación del nivel de riesgo.
- Registros de revisión del desempeño.
- Información actualizada sobre el estado de certificación.
- Evidencia de verificación de trazabilidad cuando aplique.
- Lista o base de datos actualizada de proveedores aprobados.
- Contratos y evaluaciones de proveedores de servicios.
- Especificaciones y acuerdos para procesos tercerizados.
El objetivo es que la organización pueda demostrar una relación clara entre riesgo → método de aprobación → evidencia → seguimiento.
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¿Qué debe revisar una empresa antes de una auditoría BRCGS?
Una revisión práctica puede comenzar con cinco preguntas:
- ¿Todos los proveedores críticos están aprobados?
La organización debe poder demostrar por qué cada proveedor fue aprobado y qué evidencia respalda esa decisión. - ¿El método de aprobación corresponde al riesgo?
El método de aprobación debe ser adecuado al riesgo de la materia prima o del envase y cumplir los requisitos de BRCGS. - ¿La información de los proveedores está actualizada?
La empresa debe mantener actualizada la información de sus proveedores y revisar los cambios relevantes, incluido el estado de certificación cuando corresponda. - ¿Se monitorea el desempeño?
La aprobación inicial debe complementarse con una revisión continua basada en criterios definidos. - ¿Se controlan también los servicios y procesos tercerizados?
La gestión debe incluir las materias primas y los envases, así como los proveedores de servicios y los procesos tercerizados que correspondan, aplicando los controles establecidos por BRCGS.
Checklist de controles para proveedores BRCGS Food Safety
Antes de una auditoría, puedes utilizar esta lista como punto de partida:
- Evaluación de riesgos de materias primas y envases primarios.
- Procedimiento documentado de aprobación de proveedores.
- Criterios de aprobación definidos según el riesgo.
- Certificaciones verificadas cuando se utilicen como evidencia.
- Auditorías de proveedores cuando corresponda.
- Cuestionarios para proveedores de bajo riesgo, cuando se cumplan las condiciones establecidas por BRCGS.
- Revisión documentada del desempeño de proveedores.
- Lista actualizada de proveedores aprobados.
- Identificación del último fabricante o envasador y, para productos básicos a granel, del lugar de consolidación, cuando corresponda.
- Verificación de trazabilidad cuando corresponda.
- Procedimiento para gestionar excepciones.
- Evaluación y monitoreo de proveedores de servicios.
- Contratos o acuerdos formales para servicios relevantes.
- Controles documentados para procesos tercerizados.
Conclusión
Los controles para proveedores ante BRCGS Food Safety no consisten simplemente en conservar certificados o completar cuestionarios. El enfoque de la norma parte de la evaluación del riesgo y continúa con la aprobación, el seguimiento del desempeño y la conservación de evidencias.
Para una empresa certificada o que busca certificarse en BRCGS Food Safety, el punto clave es demostrar que ha evaluado los riesgos asociados a sus proveedores, que el método de aprobación seleccionado es adecuado y que realiza un seguimiento de su desempeño conforme a los criterios establecidos.
Por eso, antes de una auditoría BRCGS, conviene revisar el sistema completo: materias primas, envases primarios, intermediarios, proveedores de servicios y procesos tercerizados. Un sistema de proveedores sólido no solo debe estar documentado; debe permitir demostrar, mediante evidencia objetiva, que los riesgos de la cadena de suministro están siendo gestionados.
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Preguntas frecuentes sobre los proveedores ante BRCGS Food Safety
¿Todos los proveedores deben tener certificación BRCGS?
No. BRCGS Food Safety Issue 9 contempla diferentes métodos de aprobación basados en riesgos.La certificación BRCGS o de un estándar reconocido por GFSI puede utilizarse como método de aprobación. También pueden emplearse auditorías de proveedores y, para proveedores de bajo riesgo y bajo las condiciones establecidas por la norma, cuestionarios.
¿Un cuestionario de proveedores es suficiente para BRCGS?
Puede utilizarse para proveedores de bajo riesgo, siempre que se cumplan las condiciones establecidas por BRCGS. El cuestionario debe cubrir los aspectos requeridos y ser revisado por una persona competente. Cuando corresponda, también debe verificarse la información proporcionada.
¿BRCGS exige evaluar periódicamente a los proveedores?
Sí. La norma exige un proceso documentado para la revisión continua del desempeño de proveedores, basado en riesgos y criterios de desempeño definidos.
¿Los proveedores de servicios también deben controlarse?
Sí. Los proveedores de servicios deben gestionarse según los requisitos aplicables de BRCGS, considerando los riesgos que sus actividades puedan representar para la seguridad, autenticidad, legalidad o calidad del producto.
