Encontrar una desviación en un proceso no significa necesariamente haber identificado la causa que la originó. En una planta de alimentos, comprender la causa raíz en BRCGS permite ir más allá de corregir el problema inmediato e investigar los factores que lo provocaron, con el objetivo de reducir el riesgo de que vuelva a ocurrir.
En BRCGS Food Safety Issue 9, el análisis de causa raíz tiene un papel relevante en la gestión de las no conformidades y en la definición de acciones destinadas a prevenir su recurrencia. Por eso, una investigación eficaz no debería limitarse a completar un registro: debe relacionar el problema detectado con sus causas, las acciones adoptadas y la evidencia de su eficacia.
La pregunta no debería limitarse a «¿Qué ocurrió?», sino avanzar hacia otras cuestiones cómo: «¿Por qué ocurrió?, ¿Qué evidencias respaldan la causa identificada? y ¿Qué debe cambiar para evitar que el problema se repita?[
¿Qué es la causa raíz en BRCGS y por qué es tan importante?
La causa raíz es el factor fundamental que explica por qué ocurrió un problema y cuya identificación permite definir acciones orientadas a reducir la posibilidad de que vuelva a presentarse.
En una auditoría BRCGS, esta diferencia es especialmente importante. Una empresa puede identificar correctamente una desviación y aplicar una corrección inmediata, pero eso no significa necesariamente que haya resuelto el problema de fondo.
Por ejemplo, imaginemos que durante una verificación se detecta que un registro de limpieza no fue completado correctamente. Una explicación superficial sería señalar que el operario olvidó completar el registro. Sin embargo, esa respuesta no explica necesariamente por qué ocurrió el error.
La investigación podría considerar si el procedimiento indicaba claramente cuándo debía realizarse el registro, si el formato estaba disponible en el punto de trabajo, si el personal conocía el procedimiento, si había recibido capacitación adecuada y si la supervisión verificaba los registros.
La diferencia es importante: corregir el registro resuelve la desviación documental puntual; investigar sus causas permite determinar qué acciones podrían reducir el riesgo de recurrencia.
BRCGS destaca que el análisis de causa raíz debe ayudar a comprender los motivos de un fallo y orientar las acciones necesarias para evitar que se repita. El resultado de la investigación es más importante que utilizar una herramienta específica por el simple hecho de aplicarla.
Fuente: BRCGS — Industry Spotlight: Root Cause Analysis.
¿Qué exige BRCGS Food Safety Issue 9 sobre el análisis de causa raíz?
BRCGS Food Safety Issue 9 contempla el análisis de causa raíz como parte del tratamiento de las no conformidades detectadas durante una auditoría. También se relaciona con la gestión de incidentes importantes, como la retirada o recuperación de productos, cuando corresponda.
El propósito es que la organización no se limite a corregir el problema detectado, sino que investigue por qué ocurrió y determine las acciones necesarias para evitar su recurrencia.
En este contexto, es importante diferenciar entre los requisitos del estándar y las herramientas que una empresa puede utilizar para cumplirlos. BRCGS reconoce distintos métodos de análisis; la selección depende de la naturaleza del problema, las evidencias disponibles y la capacidad de la investigación para determinar las causas.
Asimismo, la información generada por el sistema de gestión puede ayudar a detectar problemas recurrentes. Entre las fuentes que conviene revisar se encuentran los resultados de auditorías, las reclamaciones, los productos no conformes, los incidentes, las verificaciones y las tendencias.
De esta manera, el análisis de causa raíz no se limita a responder a una observación del auditor. También puede contribuir a identificar debilidades que afectan al funcionamiento del sistema de inocuidad y calidad.
¿Cómo realizar un análisis de causa raíz en BRCGS paso a paso?
El análisis debe partir de una descripción clara de la desviación y avanzar mediante una investigación sustentada en evidencias. La siguiente secuencia es una guía práctica para organizar el trabajo; no sustituye los requisitos específicos del estándar ni las directrices oficiales aplicables.
1. Definir con precisión la desviación
El primer paso consiste en describir qué ocurrió, dónde se detectó, cuándo sucedió y qué evidencia demuestra el problema.
Una descripción como «el personal no cumple el procedimiento» es demasiado general si no se especifica qué actividad falló y en qué circunstancias.
Por ejemplo, si se detecta un registro de limpieza incompleto, conviene identificar el área, el turno, la actividad y el registro afectado. Esta información permite delimitar la investigación.
2. Recopilar evidencias relacionadas con el problema
Antes de atribuir una causa, es necesario revisar la información disponible.
Según la naturaleza de la desviación, pueden examinarse procedimientos, registros, especificaciones, resultados de verificaciones, antecedentes de auditorías y entrevistas con el personal involucrado.
El objetivo es determinar qué ocurrió realmente y evitar que la investigación se base únicamente en suposiciones.
3. Investigar las causas posibles
Una vez delimitado el problema, se deben analizar los factores que podrían explicarlo. Las preguntas deben profundizar progresivamente en las condiciones que permitieron que la desviación ocurriera.
Entre las herramientas que pueden utilizarse se encuentran los cinco porqués y el diagrama de Ishikawa. La elección depende del tipo de problema y de la complejidad de la investigación.
No es necesario utilizar todas las herramientas en cada caso. Lo importante es que el método elegido ayude a encontrar una explicación sustentada en evidencias.
4. Determinar la causa raíz
La organización debe contrastar las posibles explicaciones con la información recopilada y determinar qué factores explican la desviación.
Por ejemplo, si un registro de limpieza está incompleto, la investigación podría revelar que el formato utilizado no identifica claramente el momento en que debe registrarse la actividad y que tampoco existe una verificación que permita detectar la omisión oportunamente.
Esta explicación debe contrastarse con las evidencias antes de considerarse la causa identificada.
Atribuir automáticamente el problema a un error humano puede dejar sin examinar las condiciones del proceso que contribuyeron a la desviación.
5. Definir las acciones y verificar su eficacia
Las acciones deben guardar relación con las causas identificadas. Una vez adoptadas, es necesario comprobar si han conseguido el resultado esperado.
Si la investigación revela deficiencias en el procedimiento de limpieza, actualizar el documento podría ser una de las acciones necesarias. Sin embargo, también se debe comprobar que el personal conoce los cambios, que el procedimiento se aplica y que las verificaciones posteriores aportan evidencia de resultados adecuados.
La investigación no termina únicamente porque se haya registrado una acción. Es necesario determinar si esta ha sido eficaz para reducir el riesgo de recurrencia.
¿Cuál es la diferencia entre corrección, causa raíz y acción correctiva?
Estos conceptos están relacionados, pero no significan lo mismo. Diferenciarlos permite gestionar las no conformidades de manera más consistente.
Corrección: se orienta a resolver o controlar el problema detectado.
Causa raíz: corresponde al factor fundamental identificado mediante la investigación que explica por qué ocurrió el problema.
Acción correctiva: aborda la causa de la no conformidad para evitar que vuelva a ocurrir.
Consideremos un ejemplo relacionado con el etiquetado de alimentos.
Durante una verificación se detecta un producto con una etiqueta incorrecta. La organización identifica e inmoviliza los productos afectados para controlar el problema inmediato. Esta es una corrección.
Después, la investigación revela que la especificación aprobada del producto no estaba correctamente vinculada con el sistema utilizado para generar las etiquetas. Esta sería una posible causa raíz, siempre que la evidencia la respalde.
A partir de ese hallazgo, las acciones correctivas podrían incluir la revisión del procedimiento de control de etiquetas, una verificación previa a la impresión y controles sobre las especificaciones maestras.
La eficacia de estas acciones debe comprobarse mediante evidencias posteriores. El ejemplo muestra por qué resolver el producto afectado no equivale necesariamente a eliminar la causa del problema.
¿Cómo demostrar que una acción correctiva fue eficaz?
Identificar la causa raíz no es suficiente. La organización también necesita comprobar que las acciones adoptadas fueron ejecutadas y que produjeron el resultado esperado.
Por ejemplo, si una investigación determina que existe una deficiencia en un procedimiento de limpieza, actualizar el documento no demuestra por sí solo que el problema haya sido resuelto.
La organización debería poder presentar evidencias pertinentes, como:
- El procedimiento revisado y los registros correspondientes.
- La comunicación de los cambios al personal involucrado.
- Los resultados de verificaciones posteriores.
- La ausencia de recurrencia durante un periodo de seguimiento adecuado, cuando esta sea una medida pertinente.
- Los registros que permitan evaluar si las acciones abordaron las causas identificadas.
La evidencia de eficacia debe guardar relación con el problema original. Los indicadores y el periodo de seguimiento dependerán de la naturaleza de la desviación y de los riesgos asociados.
Modificar un procedimiento demuestra que se realizó un cambio; comprobar que ese cambio funciona aporta evidencia sobre la eficacia de la acción.
En el contexto de una auditoría BRCGS, es importante que los registros permitan comprender la secuencia entre la no conformidad, la investigación, las acciones adoptadas y la verificación de sus resultados.
¿Cómo identificar causas raíz a partir de desviaciones recurrentes?
El análisis de causa raíz no debería reservarse exclusivamente para las no conformidades detectadas durante una auditoría de certificación. También puede utilizarse cuando los datos internos muestran que determinados problemas aparecen repetidamente.
Una desviación aislada relacionada con limpieza puede requerir una investigación específica. Sin embargo, si durante varios meses se observan problemas relacionados con limpieza, inspecciones preoperacionales o control de cuerpos extraños, conviene analizar si existen factores comunes.
Para ello, la organización puede revisar los registros históricos, comparar las circunstancias de cada incidente e identificar patrones por área, turno, proceso o actividad, según corresponda.
Por ejemplo, si varias desviaciones documentales se concentran en una misma actividad, podría ser necesario revisar el diseño de los registros, la claridad de las instrucciones y los mecanismos de verificación.
No debe suponerse que todas las desviaciones similares tienen la misma causa. La investigación debe confirmar si existe una relación entre ellas.
El análisis de tendencias ayuda a pasar de una gestión reactiva a una gestión orientada a prevenir la repetición de problemas y fortalecer el sistema de inocuidad alimentaria.
¿Por qué la causa raíz es clave para una auditoría BRCGS?
La causa raíz en BRCGS es importante porque permite demostrar que una organización no se limita a registrar las desviaciones, sino que investiga sus causas y toma medidas para evitar que vuelvan a ocurrir.
Durante la gestión de una no conformidad, la documentación debería permitir seguir el proceso desde la identificación del problema hasta la evaluación de las acciones adoptadas. La evidencia debe ser coherente con la naturaleza de la desviación y con los requisitos aplicables.
Un sistema de gestión consistente utiliza la información disponible para investigar problemas, reconocer tendencias y comprobar la eficacia de las acciones. Esto también contribuye a que la organización identifique oportunidades de mejora que podrían pasar desapercibidas si cada desviación se gestiona de manera aislada.
Conclusiones
La causa raíz en BRCGS es un elemento fundamental para gestionar las no conformidades y reducir el riesgo de que los problemas vuelvan a ocurrir. Corregir una desviación permite controlar el problema detectado, pero investigar por qué sucedió es lo que permite definir acciones correctivas orientadas a prevenir su recurrencia.
Para realizar un análisis eficaz, la organización debe definir la desviación, recopilar evidencias, investigar sus posibles causas, determinar qué factores explican el problema y verificar si las acciones adoptadas producen los resultados esperados.
Este proceso no debe considerarse únicamente como una respuesta ante una auditoría. También permite aprovechar la información del sistema de gestión para detectar tendencias, aprender de los incidentes y fortalecer los controles de inocuidad y calidad.
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Preguntas frecuentes sobre la causa raíz en BRCGS
¿Qué es el análisis de causa raíz en BRCGS?
Es la investigación destinada a determinar por qué ocurrió una no conformidad o un problema, con el propósito de definir acciones que reduzcan el riesgo de que vuelva a presentarse. No consiste únicamente en corregir la desviación visible.
¿Cómo se realiza un análisis de causa raíz?
Se define el problema, se recopilan evidencias, se investigan las causas posibles, se determina la causa que explica la desviación y se establecen acciones cuya eficacia pueda verificarse. Los métodos utilizados deben ser adecuados para la naturaleza del problema.
¿Cuál es la diferencia entre corrección y acción correctiva en BRCGS?
La corrección resuelve o controla el problema detectado. La acción correctiva aborda la causa de la no conformidad para evitar que vuelva a ocurrir. Ambas cumplen funciones diferentes dentro de la gestión de una desviación.
¿Qué herramientas se utilizan para identificar la causa raíz?
Entre las herramientas habituales se encuentran los cinco porqués y el diagrama de Ishikawa. También existen otros métodos de análisis. La elección depende del problema, las evidencias disponibles y la capacidad de la herramienta para ayudar a identificar sus causas.
¿Cómo se demuestra que una acción correctiva fue eficaz?
Mediante evidencias que permitan comprobar que la acción fue ejecutada y que consiguió el resultado esperado. Estas pueden incluir registros, verificaciones posteriores, revisión de tendencias y seguimiento de la recurrencia, según corresponda.
¿Qué relación tiene la causa raíz con las no conformidades de una auditoría BRCGS?
El análisis de causa raíz contribuye a investigar los motivos de las no conformidades y a definir acciones orientadas a evitar su recurrencia. La organización debe gestionar los hallazgos y aportar las evidencias requeridas de acuerdo con los requisitos y plazos aplicables.
