Encontrar una desviación en un proceso no significa necesariamente haber identificado la causa que la originó. En una planta de alimentos, comprender la causa raíz en BRCGS permite ir más allá de corregir el problema inmediato y abordar el origen de la desviación, reduciendo el riesgo de que sus consecuencias vuelvan a aparecer.
Por esta razón, el análisis de causa raíz tiene una importancia que va mucho más allá de completar un registro de acciones correctivas. En BRCGS Food Safety Issue 9, el análisis de causa raíz forma parte del tratamiento de determinadas no conformidades y de las acciones destinadas a evitar su recurrencia.
La pregunta, entonces, no debería limitarse a “¿qué ocurrió?”, sino avanzar hacia una investigación más profunda: ¿por qué ocurrió y qué debe cambiar para evitar que vuelva a suceder?
Este enfoque permite que una organización transforme una desviación en una oportunidad para fortalecer su sistema de gestión de inocuidad y calidad.
¿Qué es la causa raíz en BRCGS y por qué es importante?
La causa raíz en BRCGS es el factor fundamental que explica por qué ocurrió un problema y cuya gestión permite reducir la posibilidad de que vuelva a presentarse.
En una auditoría BRCGS, esta diferencia es especialmente importante. Una empresa puede identificar correctamente una desviación y aplicar una corrección inmediata, pero eso no significa necesariamente que haya resuelto el problema de fondo.
Por ejemplo, imaginemos que durante una verificación se detecta que un registro de limpieza no fue completado correctamente. Una explicación superficial sería señalar que “el operario olvidó completar el registro”. Sin embargo, esta respuesta no explica necesariamente por qué ocurrió el error.
El análisis debería considerar diferentes factores que podrían haber contribuido a la desviación: si el procedimiento indicaba claramente cuándo debía realizarse el registro, si el formato estaba disponible en el punto de trabajo, si el personal conocía el procedimiento, si había recibido capacitación adecuada, si la supervisión verificaba los registros y si existían antecedentes similares.
La diferencia es importante: corregir el registro soluciona la desviación puntual; investigar por qué ocurrió permite determinar qué debe cambiar para reducir el riesgo de recurrencia.
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¿Qué exige BRCGS sobre el análisis de causa raíz?
La causa raíz en BRCGS no debe entenderse únicamente como una buena práctica interna. BRCGS Food Safety Issue 9 establece requisitos relacionados con la investigación de las no conformidades y la implementación de acciones destinadas a evitar su recurrencia.
El enfoque busca que la organización no se limite a corregir una desviación, sino que determine por qué se produjo y establezca acciones proporcionales para evitar que vuelva a ocurrir.
Además, BRCGS destaca la importancia de utilizar la información generada por diferentes fuentes del sistema para identificar problemas recurrentes y oportunidades de mejora. Entre estas fuentes pueden encontrarse auditorías, reclamaciones, productos no conformes, incidentes, resultados de verificaciones y tendencias.
Esto convierte al análisis de causa raíz en una herramienta transversal del sistema de gestión, no en un documento que se prepara únicamente cuando llega una auditoría BRCGS Food Safety.
¿Corrección, acciones correctivas y causa raíz son lo mismo?
No. Diferenciar estos conceptos es esencial para comprender cómo debe gestionarse una no conformidad.
La corrección se orienta a controlar el problema detectado. Por ejemplo, si se encuentra un producto con un etiquetado incorrecto, una acción inmediata puede ser identificarlo e inmovilizarlo.
La causa raíz, en cambio, busca explicar por qué se produjo el problema. Podría descubrirse, por ejemplo, que la especificación aprobada del producto no estaba correctamente vinculada con el sistema utilizado para generar las etiquetas.
Finalmente, las acciones correctivas deben abordar la causa identificada y buscar evitar la recurrencia. En ese escenario, podría implicar revisar el procedimiento de control de etiquetas, establecer una verificación previa a la impresión y fortalecer el control de las especificaciones maestras.
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¿Cómo demostrar que una acción correctiva fue eficaz?
Identificar la causa raíz no es suficiente. También es necesario comprobar que la acción adoptada fue implementada y que consiguió el resultado esperado.
Por ejemplo, si una investigación determina que existe una deficiencia en un procedimiento de limpieza, actualizar el documento no demuestra por sí solo que el problema haya sido resuelto.
La organización debería poder demostrar que el nuevo procedimiento fue comunicado, que el personal conoce los cambios, que el método se está aplicando y que las verificaciones posteriores muestran resultados adecuados.
La evidencia de eficacia debe guardar relación con el problema original.
Modificar un procedimiento demuestra que se realizó un cambio; demostrar que el cambio funciona aporta evidencia de que la acción fue eficaz.
Este principio es especialmente relevante cuando una organización debe demostrar que las causas de problemas anteriores fueron abordadas eficazmente. BRCGS contempla precisamente la revisión de las causas raíz de no conformidades anteriores como parte de la responsabilidad de la alta dirección.
Causa raíz y tendencias: una herramienta para prevenir problemas
El análisis de causa raíz no debería reservarse exclusivamente para las no conformidades encontradas durante una auditoría de certificación.
Una organización puede utilizarlo cuando sus propios datos muestran que determinados problemas están apareciendo repetidamente.
Por ejemplo, una desviación aislada relacionada con limpieza puede requerir una investigación específica. Pero si durante varios meses se observan problemas relacionados con limpieza, inspecciones preoperacionales o control de cuerpos extraños, la organización debería analizar si existe una causa común.
Ejemplo:
“¿Qué está ocurriendo en nuestro sistema para que este tipo de desviación aparezca repetidamente?”
Este enfoque permite pasar de una gestión reactiva a una gestión preventiva.
BRCGS ha destacado precisamente el valor de utilizar el análisis de causa raíz para aprender de incidentes, retiradas de producto y problemas recurrentes, en lugar de limitarlo a una respuesta posterior al evento.
¿Qué relación existe entre causa raíz, acciones correctivas y mejora continua?
El análisis de causa raíz forma parte de una lógica más amplia de gestión de problemas:
Identificación – corrección – investigación – análisis de causa raíz – definición de acciones correctivas y preventivas – implementación – verificación de eficacia – seguimiento.
Cuando esta secuencia funciona correctamente, una no conformidad deja de ser solamente un incumplimiento que debe cerrarse y se convierte en información útil para fortalecer el sistema.
Por ejemplo, varias desviaciones documentales podrían revelar que los formatos utilizados en planta son demasiado complejos. En ese caso, capacitar nuevamente al personal puede no ser suficiente. La organización podría necesitar revisar el diseño de los registros, simplificar la información requerida y establecer mecanismos de supervisión más eficaces.
La causa raíz permite, por tanto, identificar debilidades sistémicas que podrían pasar desapercibidas cuando cada desviación se gestiona de forma aislada.
¿Por qué la causa raíz es clave para una auditoría BRCGS?
La causa raíz en BRCGS es clave porque permite demostrar la capacidad de una organización para aprender de sus propias desviaciones y evitar que los problemas vuelvan a ocurrir.
Un sistema de gestión maduro no se limita a registrar problemas. Debe ser capaz de analizar información, detectar tendencias, investigar causas, implementar acciones y comprobar si estas fueron eficaces.
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Conclusiones
La causa raíz en BRCGS es un elemento fundamental para gestionar las no conformidades de manera eficaz y evitar que los problemas se repitan. Corregir una desviación permite controlar el problema detectado, pero comprender por qué ocurrió es lo que permite establecer acciones correctivas orientadas a prevenir su recurrencia.
Desde esta perspectiva, el análisis de causa raíz no debe considerarse únicamente como una respuesta ante una no conformidad o como un requisito que debe demostrarse durante una auditoría. Forma parte de un sistema de gestión capaz de analizar información, identificar tendencias, aprender de las desviaciones y comprobar la eficacia de las acciones implementadas.
Para una organización que busca mantener y fortalecer su sistema bajo BRCGS Food Safety, la capacidad de demostrar este proceso de manera consistente puede marcar una diferencia importante durante una auditoría BRCGS Food Safety. La evidencia debe reflejar que la organización no solo identifica los problemas, sino que comprende sus causas y actúa para evitar su recurrencia.
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Preguntas frecuentes sobre BRCGS
¿Qué es BRCGS Food Safety y para qué sirve?
BRCGS Food Safety es un estándar reconocido internacionalmente que establece requisitos para la gestión de la inocuidad, calidad, legalidad y de los productos alimentarios. Su aplicación permite a las organizaciones demostrar que cuentan con sistemas y procesos orientados a controlar los riesgos asociados con la seguridad de los alimentos y a cumplir las expectativas de clientes y mercados.
¿Qué se necesita para obtener la certificación BRCGS?
Para obtener la certificación BRCGS, la organización debe cumplir los requisitos aplicables del estándar, contar con un sistema de gestión implementado y demostrar su conformidad durante una auditoría realizada por un organismo de certificación aprobado por BRCGS. La preparación también implica revisar los procesos, identificar posibles brechas y disponer de evidencia objetiva que permita demostrar el cumplimiento de los requisitos.
¿Qué pasa si se detecta una no conformidad durante una auditoría BRCGS?
Las no conformidades identificadas durante una auditoría BRCGS se clasifican según su gravedad y requieren que la organización gestione las acciones correspondientes. Esto implica no solo corregir el problema detectado, sino también investigar su causa cuando corresponda, establecer acciones para evitar su recurrencia y proporcionar la evidencia requerida para demostrar que las acciones fueron gestionadas adecuadamente.
