Uno de los errores más comunes durante la preparación de una auditoría BRCGS es asumir que la conformidad depende de la cantidad de documentos y registros disponibles.
Sin embargo, disponer de numerosos formatos archivados no demuestra, por sí solo, que el sistema de gestión de la inocuidad alimentaria funcione de manera eficaz. Lo importante es que los registros proporcionen evidencia objetiva de que los procesos se ejecutan conforme a los requisitos establecidos, los controles se aplican de manera consistente y las desviaciones son identificadas y gestionadas oportunamente.
En la práctica, una organización puede conservar cientos de registros y, aun así, recibir no conformidades debido a inconsistencias, información incompleta, datos que no permiten demostrar el control del proceso o ausencia de análisis cuando este resulta necesario.
Por ello, la preparación de una auditoría BRCGS no debería centrarse únicamente en reunir documentos. También es necesario evaluar si los registros disponibles son completos, coherentes, trazables y capaces de demostrar que los controles definidos funcionan en la práctica.
La pregunta clave no es cuántos registros tiene una organización, sino qué evidencia documentada permite demostrar de forma objetiva la conformidad y el control efectivo de los procesos relacionados con la inocuidad alimentaria.
Fuentes: BRCGS FOOD SAFETY
Los registros deben demostrar que los riesgos están bajo control
El propósito de un registro dentro de un sistema BRCGS no es simplemente demostrar que una actividad fue realizada ni cumplir con un requisito documental. Su valor está en proporcionar evidencia objetiva y verificable de que los controles definidos se aplican de manera consistente y contribuyen a mantener bajo control los riesgos identificados.
Por esta razón, los registros más relevantes son aquellos que permiten demostrar el desempeño de los controles relacionados con aspectos como:
- Inocuidad alimentaria.
- Legalidad del producto.
- Autenticidad.
- Calidad.
- Cumplimiento de especificaciones.
- Gestión de riesgos.
- Cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Sin embargo, la existencia de un registro no garantiza por sí sola la conformidad. El registro debe ser completo, legible, trazable y coherente con lo que realmente ocurre en la operación. Además, la información registrada debe permitir identificar desviaciones y demostrar, cuando corresponda, que estas fueron evaluadas y gestionadas.
Cuando un auditor revisa un registro, no busca únicamente encontrar una firma, una fecha o una casilla marcada. Analiza si la información registrada es coherente con el proceso, si demuestra que el control fue ejecutado conforme a lo establecido y si permite verificar el estado real del proceso o del producto.
Por ejemplo, un registro de control puede estar formalmente completo, pero perder valor como evidencia si presenta datos repetidos de forma sistemática, valores incompatibles con la operación, correcciones no justificadas o información que no coincide con otras evidencias disponibles durante la auditoría.
Por ello, un registro eficaz debe responder, como mínimo, a preguntas como:
- ¿Qué control se realizó?
- ¿Cuándo y dónde se realizó?
- ¿Quién fue responsable?
- ¿Qué resultado se obtuvo?
- ¿Se cumplieron los criterios establecidos?
- ¿Qué ocurrió cuando se detectó una desviación?
La calidad de los registros refleja, en gran medida, la capacidad de una organización para demostrar que sus controles funcionan en la práctica. En una auditoría BRCGS, no se trata de presentar la mayor cantidad posible de documentos, sino de demostrar mediante evidencia objetiva que los procesos están controlados y que las desviaciones son identificadas y gestionadas de manera eficaz.
También puedes revisar: Matriz de riesgos en BRCGS: criterios para una gestión efectiva
Los registros relacionados con el plan HACCP requieren una revisión especialmente rigurosa
Dentro de una auditoría BRCGS, los registros relacionados con el sistema HACCP suelen recibir una atención especial porque permiten demostrar que los peligros identificados han sido evaluados y que las medidas de control definidas se aplican de manera consistente.
La evidencia documentada puede incluir, según corresponda al sistema y al proceso:
- Registros de monitoreo de los Puntos Críticos de Control (PCC).
- Resultados de la verificación de los controles establecidos.
- Evidencia de las acciones tomadas cuando se detectan desviaciones.
- Registros relacionados con la validación de medidas de control, cuando corresponda.
- Evidencia de actividades de verificación del plan HACCP.
- Registros asociados a controles preventivos y programas prerrequisito, cuando estos forman parte del control de los peligros identificados.
La importancia de estos registros no reside únicamente en demostrar que una medición fue realizada. Su valor está en permitir verificar si el control se ejecutó conforme a los criterios establecidos y qué ocurrió cuando se detectó una desviación.
Por ejemplo, un registro de monitoreo puede indicar que una medición fue realizada dentro de la frecuencia establecida. Sin embargo, si el resultado se encuentra fuera del límite o criterio definido, el registro también debería permitir evidenciar la respuesta adoptada conforme al procedimiento establecido.
También puedes revisar nuestro articulo; HACCP: ¿Cómo controlar los Puntos Críticos de Control (PCC)?
El error frecuente: registrar datos sin analizarlos
Uno de los errores más frecuentes consiste en completar los registros de manera rutinaria sin utilizar la información obtenida para evaluar el desempeño de los controles.
Un sistema puede tener registros completos y, aun así, presentar una debilidad si:
- Las desviaciones se repiten sin investigación.
- Los resultados muestran tendencias que no son analizadas.
- Los registros presentan inconsistencias entre turnos.
- Se detectan valores atípicos que no generan ninguna respuesta.
- Las acciones adoptadas frente a las desviaciones no quedan adecuadamente documentadas.
Por ello, el análisis de los registros debe ir más allá de comprobar que los formatos fueron completados.
¿Cómo fortalecer el control de estos registros?
Para mejorar el valor de la información documentada, la organización puede:
- Revisar periódicamente la integridad y coherencia de los registros.
- Analizar tendencias y desviaciones recurrentes.
- Investigar los resultados que indiquen una posible pérdida de control.
- Verificar que las acciones adoptadas frente a las desviaciones sean adecuadas.
- Confirmar que las personas responsables comprendan qué deben registrar y por qué esa información es importante.
- Utilizar los resultados obtenidos como información para evaluar la eficacia de los controles y detectar oportunidades de mejora.
Un registro no demuestra control únicamente porque está completo. Demuestra control cuando proporciona información confiable sobre el desempeño del proceso y permite demostrar cómo la organización responde ante una desviación.
Los registros de acciones correctivas permiten evaluar la capacidad de mejora del sistema
La gestión de las no conformidades proporciona información importante sobre la capacidad de una organización para identificar desviaciones, investigar sus causas y evitar que vuelvan a ocurrir.
Por ello, durante una auditoría BRCGS, los registros relacionados con no conformidades y acciones correctivas pueden proporcionar evidencia relevante sobre la forma en que la organización responde ante los problemas identificados y utiliza esa información para fortalecer sus procesos.
Una acción correctiva bien documentada debería permitir comprender, según corresponda:
- Qué desviación fue detectada.
- Cuál fue su alcance y posible impacto.
- Qué investigación se realizó para determinar sus causas.
- Qué acciones fueron definidas para abordar la causa identificada.
- Cómo se verificó la eficacia de las medidas adoptadas.
- Qué acciones se implementaron para evitar la recurrencia.
Error frecuente
Cerrar una no conformidad únicamente corrigiendo el problema visible, sin investigar por qué ocurrió ni verificar posteriormente si la solución fue eficaz.
¿Cómo fortalecer este control?
- Utilizar una metodología adecuada para investigar las causas.
- Evaluar el alcance de la desviación y su posible impacto.
- Definir acciones proporcionales al riesgo identificado.
- Establecer criterios para verificar la eficacia de las acciones.
- Analizar tendencias y recurrencias de los hallazgos.
- Compartir los aprendizajes relevantes con las áreas involucradas.
La calidad de una acción correctiva no se demuestra únicamente con la existencia de un formulario completo. Se demuestra cuando la organización puede evidenciar que comprendió la desviación, actuó sobre sus causas y verificó que el problema no volvió a presentarse o que el riesgo fue controlado de manera eficaz.
Los registros de capacitación deben demostrar el desarrollo de competencias
Una lista de asistencia demuestra que una persona participó en una actividad formativa, pero por sí sola no demuestra que haya adquirido la competencia necesaria para realizar correctamente una actividad.
En una empresa alimentaria, esta diferencia es especialmente importante cuando el personal realiza tareas que pueden influir en la inocuidad, la legalidad, la autenticidad, la calidad o el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Por ello, los registros relacionados con la formación deberían permitir demostrar, según corresponda:
- Qué competencia o conocimiento se necesitaba.
- Qué formación o actividad de desarrollo se realizó.
- Quién participó.
- Cuándo se realizó.
- Qué contenidos fueron abordados.
- Cómo se verificó, cuando sea necesario, la comprensión o competencia adquirida.
Error frecuente
Conservar únicamente listas de asistencia como evidencia de que el personal está preparado para realizar sus funciones.
¿Cómo fortalecer este control?
La organización puede complementar los registros de formación con evidencias como:
- Evaluaciones de comprensión.
- Observaciones directas del desempeño.
- Verificación de la aplicación práctica de los conocimientos.
- Evaluación de competencias para actividades específicas.
- Seguimiento de las necesidades de formación derivadas de cambios, desviaciones o resultados del desempeño.
El método de evaluación debe ser adecuado a la naturaleza de la actividad. No todas las competencias se demuestran mediante un examen escrito. En determinadas funciones, la observación del desempeño o la demostración práctica pueden proporcionar una evidencia más relevante.
La formación puede demostrar que una actividad se realizó. La evaluación de la competencia permite determinar si la persona puede aplicar adecuadamente los conocimientos o habilidades necesarios para desempeñar su función.
Los registros de auditorías internas demuestran la capacidad de evaluar el propio sistema
Una organización no debería depender exclusivamente de una auditoría externa para identificar sus debilidades. La auditoría interna constituye una herramienta para evaluar si los procesos se ejecutan conforme a los requisitos establecidos y para identificar oportunidades de mejora antes de que determinados problemas se conviertan en desviaciones recurrentes.
Por ello, los registros de auditoría interna deben proporcionar información suficiente sobre:
- El alcance de la auditoría.
- Los procesos o áreas evaluados.
- Los criterios utilizados.
- La evidencia objetiva examinada.
- Las desviaciones identificadas.
- Las acciones definidas.
- El seguimiento realizado posteriormente.
Error frecuente
Realizar auditorías internas superficiales que se concentran únicamente en comprobar si existe un procedimiento o si un formato está completo.
¿Cómo fortalecer este control?
- Utilizar personal competente para realizar las auditorías.
- Definir el alcance y los criterios de evaluación.
- Revisar la aplicación real de los procesos.
- Contrastar la documentación con la operación en planta.
- Analizar las causas de las desviaciones relevantes.
- Realizar seguimiento de las acciones definidas.
- Utilizar los resultados para identificar tendencias y oportunidades de mejora.
Una auditoría interna aporta mayor valor cuando no se limita a buscar incumplimientos documentales, sino que permite evaluar si los controles funcionan realmente y si los procesos alcanzan los resultados previstos.
La capacidad de detectar internamente una debilidad y actuar sobre ella antes de que se convierta en un problema recurrente es una señal importante de la capacidad preventiva del sistema.
Los registros de proveedores permiten demostrar el control de la cadena de suministro
Los riesgos relacionados con la inocuidad, la legalidad, la autenticidad o la calidad del producto pueden estar asociados a materias primas, ingredientes, materiales de empaque y servicios proporcionados por terceros.
Por esta razón, la gestión de proveedores debe basarse en criterios adecuados a la naturaleza del producto, del material o del servicio suministrado y al riesgo que pueda representar para la organización.
La evidencia documentada puede incluir, según corresponda:
- Criterios de aprobación y selección.
- Evaluaciones iniciales.
- Resultados del desempeño del proveedor.
- Especificaciones acordadas.
- Resultados de controles o verificaciones.
- Incidencias relacionadas con los suministros.
- Acciones correctivas o de mejora derivadas de problemas detectados.
Error frecuente
Limitar la evaluación de proveedores a recopilar certificados sin analizar si el proveedor cumple de manera consistente los requisitos establecidos.
¿Cómo fortalecer este control?
- Definir criterios de evaluación proporcionales al riesgo.
- Revisar el desempeño del proveedor periódicamente.
- Analizar incidencias y desviaciones relacionadas con los suministros.
- Verificar el cumplimiento de las especificaciones acordadas.
- Establecer acciones cuando se detecten incumplimientos.
- Realizar seguimiento de la eficacia de las medidas adoptadas.
Un certificado puede formar parte de la información utilizada para evaluar a un proveedor, pero no sustituye necesariamente la evaluación del desempeño real del suministro.
Los registros deben permitir demostrar que la organización utiliza información relevante para tomar decisiones sobre sus proveedores y que responde cuando se detectan problemas que pueden afectar sus requisitos.
Los registros de la revisión por la dirección demuestran que el liderazgo utiliza la información del sistema
La revisión por la dirección no debería entenderse como una reunión destinada únicamente a cumplir una formalidad documental. Su valor está en demostrar que la información relevante del sistema se analiza y que la dirección utiliza esa información para tomar decisiones.
En el contexto de BRCGS Food Safety Issue 9, el liderazgo y la cultura de inocuidad tienen una importancia relevante dentro del sistema. Por ello, la evidencia de la participación de la dirección debe reflejar, según corresponda, la evaluación de información relacionada con aspectos como:
- El desempeño del sistema.
- Los resultados de auditorías.
- Las no conformidades y acciones correctivas.
- Los objetivos establecidos.
- Las necesidades de recursos.
- Los riesgos identificados.
- Las tendencias relevantes.
- Las oportunidades de mejora.
Error frecuente
Realizar revisiones centradas únicamente en presentar indicadores, sin demostrar que la información analizada generó decisiones o acciones concretas.
¿Cómo fortalecer este control?
- Analizar tendencias y resultados relevantes.
- Evaluar la recurrencia de desviaciones.
- Revisar la eficacia de las acciones adoptadas.
- Identificar necesidades de recursos.
- Evaluar riesgos que puedan afectar el desempeño del sistema.
- Documentar las decisiones y responsabilidades definidas.
La evidencia de una revisión eficaz no se limita al acta de una reunión. Su valor aumenta cuando permite demostrar qué información fue analizada, qué decisiones se tomaron y cómo esas decisiones contribuyen al mantenimiento y mejora del sistema.
La calidad de los registros es más importante que la cantidad de documentos
Uno de los errores más frecuentes durante la preparación de una auditoría BRCGS es concentrarse en reunir grandes cantidades de documentación sin evaluar la calidad de la evidencia disponible.
Un registro aporta valor cuando es, según corresponda:
- Preciso.
- Legible.
- Trazable.
- Completo.
- Oportuno.
- Coherente con la operación.
- Útil para demostrar el control del proceso.
Pero incluso un registro correctamente completado puede perder valor si la información que contiene nunca es revisada, analizada o utilizada para tomar decisiones cuando se detectan desviaciones.
Por ello, la organización debería preguntarse periódicamente:
¿Este registro demuestra que el control se realizó?
Pero también:
¿La información registrada se revisa cuando es necesario?
Y, sobre todo:
¿La información obtenida se utiliza para identificar desviaciones, tomar decisiones y mejorar el desempeño del sistema?
La respuesta a estas preguntas permite diferenciar una organización que simplemente conserva documentos de otra que utiliza la información documentada como una herramienta de gestión.
En una auditoría BRCGS, el valor de los registros no depende de su volumen, sino de su capacidad para proporcionar evidencia objetiva, confiable y útil sobre el funcionamiento real de los procesos.
También puedes revisar nuestro articulo: Acciones correctivas BRCGS: errores frecuentes
¿Cómo fortalecer la gestión documental y la generación de evidencia para auditorías BRCGS?
Muchas de las no conformidades relacionadas con registros no se originan necesariamente por la ausencia de documentación, sino por la falta de claridad sobre qué información debe conservarse y cómo debe utilizarse para demostrar el control efectivo de los procesos.
Por ello, fortalecer las competencias del personal responsable de calidad, inocuidad, producción y auditorías internas puede contribuir a mejorar la gestión documental y la capacidad de la organización para interpretar y aplicar adecuadamente los requisitos del estándar.
La capacitación debe estar relacionada con las responsabilidades reales de cada función y permitir que el personal comprenda no solo qué debe registrar, sino también por qué la información es importante, cómo debe gestionarse una desviación y cuándo los datos obtenidos requieren análisis o seguimiento.
Una adecuada formación puede ayudar a que los registros dejen de ser considerados únicamente como formatos que deben completarse y pasen a utilizarse como herramientas para demostrar el desempeño de los procesos, identificar desviaciones y apoyar la toma de decisiones.
Conclusión
Demostrar conformidad en BRCGS no depende de la cantidad de registros que posee una organización, sino de la capacidad de esos registros para proporcionar evidencia objetiva sobre el funcionamiento real del sistema.
Los registros relacionados con el plan HACCP, las acciones correctivas, la capacitación y competencia del personal, las auditorías internas, la gestión de proveedores y la revisión por la dirección pueden proporcionar información relevante para evaluar cómo la organización controla sus procesos, responde ante las desviaciones y utiliza la información para mejorar.
Sin embargo, la existencia de un registro no demuestra por sí sola la eficacia del sistema. La evidencia adquiere valor cuando es precisa, coherente, trazable y se utiliza para verificar el desempeño de los controles y tomar decisiones cuando se detectan desviaciones.
Por ello, una organización preparada para una auditoría BRCGS no debería preguntarse únicamente si tiene todos sus registros archivados. También debería evaluar si la información documentada permite responder con claridad a preguntas fundamentales:
¿Qué se controló? ¿Qué resultado se obtuvo? ¿Se cumplió el criterio establecido? ¿Qué ocurrió cuando se detectó una desviación? ¿Qué acciones se tomaron y cómo se verificó su eficacia?
Cuando los registros permiten responder estas preguntas mediante evidencia objetiva, dejan de ser simples documentos y se convierten en herramientas de gestión que contribuyen al control de los procesos y a la mejora continua.
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