Durante los últimos años, la contratación de empresas externas ha dejado de ser únicamente una decisión operativa para convertirse en un aspecto estratégico dentro de la gestión de la responsabilidad social empresarial.
Cada vez es más habitual que organizaciones de los sectores agroindustrial, alimentario, manufacturero, logístico, minero y retail recurran a terceros para desarrollar actividades como limpieza, seguridad, transporte, mantenimiento, cosecha, servicios temporales o logística. Sin embargo, esta modalidad también implica nuevos desafíos relacionados con el cumplimiento de los derechos laborales, la seguridad y salud en el trabajo, la transparencia y la gestión de riesgos sociales.
Actualmente, los clientes nacionales e internacionales ya no evalúan únicamente el desempeño de la empresa contratante. También esperan que las organizaciones ejerzan un control razonable sobre las condiciones en las que operan las empresas que forman parte de su cadena de suministro.
Esta tendencia responde al fortalecimiento de los procesos de debida diligencia promovidos por organismos internacionales, los cuales buscan prevenir impactos negativos sobre las personas y garantizar cadenas de suministro más responsables y sostenibles.
En este artículo conocerás por qué la gestión de contratistas se ha convertido en un componente esencial de la responsabilidad social empresarial, qué aspectos suelen evaluarse durante una auditoría de cumplimiento social y cómo fortalecer este proceso mediante buenas prácticas reconocidas internacionalmente.
La contratación de terceros ya forma parte de la gestión de riesgos sociales
Durante muchos años, las organizaciones consideraban que los riesgos laborales terminaban con sus trabajadores contratados directamente. Sin embargo, la evolución del comercio internacional ha cambiado esta perspectiva.
Hoy, las empresas son evaluadas por la forma en que gestionan toda su cadena de suministro, incluyendo aquellas actividades desarrolladas por proveedores de servicios y contratistas que participan de manera directa en la operación.
Este enfoque se encuentra alineado con principios promovidos por la Organización Internacional del Trabajo (OIT), los Principios Rectores de las Naciones Unidas sobre Empresas y Derechos Humanos y las Directrices de Debida Diligencia de la OCDE, que establecen la importancia de identificar, prevenir y gestionar riesgos relacionados con los derechos humanos y las condiciones laborales dentro de las cadenas de valor.
Por ello, la responsabilidad social empresarial ya no se limita a las instalaciones propias de una organización, sino que se extiende hacia las actividades que pueden influir en su desempeño, reputación y sostenibilidad.
¿Por qué la gestión de contratistas es clave para controlar los riesgos sociales y operativos?
La contratación de terceros puede ampliar la exposición de una organización a riesgos laborales, sociales y operativos que deben ser identificados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de cada servicio y el nivel de riesgo asociado.
Un contratista puede tener acceso a las instalaciones, interactuar con trabajadores, participar en actividades críticas o desarrollar tareas que influyan directamente en la continuidad de las operaciones. Por ello, una deficiencia en la gestión de estos terceros puede generar impactos relacionados con:
- El cumplimiento de la legislación laboral aplicable.
- La seguridad y salud de los trabajadores.
- La continuidad operativa.
- La reputación corporativa.
- La confianza de clientes y otras partes interesadas.
- La estabilidad de las relaciones comerciales.
Por esta razón, la gestión de contratistas requiere un enfoque que vaya más allá de la selección inicial del proveedor. Las organizaciones pueden establecer procesos de homologación, evaluación y seguimiento que consideren, además de los aspectos técnicos y económicos, criterios relacionados con el cumplimiento legal, las condiciones laborales, la seguridad y la responsabilidad social.
La supervisión también debe ser proporcional al nivel de riesgo. No todas las actividades tercerizadas requieren los mismos controles ni el mismo nivel de seguimiento. La naturaleza del servicio, el acceso a las instalaciones, la interacción con los trabajadores y el posible impacto sobre las personas y la operación son factores que pueden influir en la forma en que debe gestionarse cada relación.
Por ello, una gestión responsable de contratistas debe permitir a la organización conocer los riesgos asociados a sus terceros, establecer expectativas claras, realizar un seguimiento adecuado y actuar cuando se detecten incumplimientos o desviaciones.
Así, la contratación de un servicio deja de ser únicamente una decisión comercial y pasa a formar parte de un proceso más amplio de gestión de riesgos y responsabilidad social.
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¿Qué servicios tercerizados pueden requerir un mayor nivel de supervisión?
No todas las actividades tercerizadas presentan el mismo nivel de riesgo. Por ello, la organización debe evaluar cada servicio considerando factores como el tipo de actividad, el acceso a sus instalaciones, la interacción con sus trabajadores, la exposición a peligros y el posible impacto sobre las personas, las operaciones y la continuidad del negocio.
A partir de esta evaluación, algunas actividades pueden requerir controles y seguimiento más rigurosos, especialmente cuando los contratistas tienen una participación directa en procesos críticos o mantienen una interacción frecuente con la operación.
Servicios de limpieza
El personal de limpieza puede acceder a áreas de producción, almacenamiento, procesamiento u otras zonas sensibles de la organización. Por ello, la gestión debe considerar aspectos como la capacitación necesaria para realizar sus actividades, el conocimiento de los riesgos asociados al entorno de trabajo, la supervisión y el cumplimiento de los procedimientos internos aplicables.
Servicios de seguridad
El personal de seguridad suele interactuar con trabajadores, visitantes, proveedores y otros contratistas, además de participar en el control de accesos y la aplicación de procedimientos internos. Por esta razón, la organización debe establecer claramente sus responsabilidades y verificar que el servicio se desarrolle conforme a los requisitos legales, contractuales y operativos aplicables.
Empresas de mantenimiento
Las actividades de mantenimiento pueden implicar el ingreso a zonas de trabajo, la utilización de equipos y herramientas específicas o la intervención sobre instalaciones y procesos críticos. En estos casos, resulta importante verificar la competencia del personal, la identificación de los riesgos asociados al trabajo y el cumplimiento de los controles de seguridad definidos por la organización.
Transporte y operadores logísticos
Los proveedores de transporte y logística pueden influir directamente en la continuidad de las operaciones y, dependiendo de la naturaleza del servicio, en la integridad de los productos y materiales transportados. Por ello, la organización debe definir requisitos aplicables al servicio y verificar su cumplimiento de acuerdo con el tipo de operación, las obligaciones legales y las condiciones contractuales establecidas.
Personal temporal, actividades de cosecha y operaciones de empaque
En sectores como la agroindustria, algunas actividades pueden requerir la incorporación de un número elevado de trabajadores durante períodos específicos. Esta situación puede aumentar la complejidad de la gestión y hacer necesario un seguimiento adecuado de aspectos como la contratación, las condiciones de trabajo, las jornadas laborales, la capacitación, la supervisión y el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
La supervisión de estos servicios no debe basarse únicamente en una lista predeterminada de actividades. El nivel de control debe guardar relación con los riesgos que cada contratista puede generar o enfrentar dentro de la operación. De esta manera, la organización puede asignar sus recursos de supervisión de forma más eficiente y priorizar aquellos servicios que presentan una mayor exposición o un posible impacto sobre las personas, la operación y la reputación empresarial.
¿Cuáles son las principales brechas en la gestión de contratistas y cómo prevenirlas?
Las organizaciones pueden presentar debilidades en la gestión de empresas contratistas cuando no existen criterios claros para seleccionar proveedores, verificar requisitos, supervisar su desempeño y actuar ante incumplimientos.
Estas brechas no tienen necesariamente el mismo impacto en todas las organizaciones. Su relevancia depende de la naturaleza del servicio, el nivel de riesgo y la relación del contratista con las operaciones. Sin embargo, existen algunas situaciones que requieren especial atención.
Seleccionar proveedores únicamente por precio
El costo es un factor relevante en cualquier decisión de compra. Sin embargo, utilizarlo como único criterio de selección puede impedir que la organización evalúe otros aspectos importantes relacionados con la experiencia, la capacidad técnica, el cumplimiento legal y las condiciones laborales del proveedor.
¿Cómo prevenirlo?
Establecer criterios de selección y homologación que consideren, según corresponda:
- Experiencia y capacidad técnica.
- Cumplimiento de requisitos legales aplicables.
- Desempeño en seguridad y salud en el trabajo.
- Recursos disponibles para prestar el servicio.
- Experiencia previa y desempeño histórico.
- Criterios sociales y laborales relacionados con el nivel de riesgo.
La evaluación no debe consistir únicamente en recopilar documentos. También debe permitir determinar si el proveedor cuenta con la capacidad real para cumplir los requisitos establecidos.
No verificar el cumplimiento de los requisitos aplicables al contratista
Una organización no debería asumir automáticamente que un proveedor cumple con todas sus obligaciones legales y contractuales. La verificación debe realizarse de acuerdo con la naturaleza del servicio, los requisitos aplicables y el nivel de riesgo identificado.
¿Cómo prevenirlo?
Definir qué requisitos deben verificarse antes y durante la relación comercial. Según el tipo de servicio y la legislación aplicable, esto puede incluir documentación relacionada con:
- Autorizaciones o licencias aplicables.
- Seguros y coberturas requeridas.
- Competencia o calificación del personal.
- Requisitos laborales aplicables.
- Capacitación necesaria para la actividad.
- Otros documentos exigibles según el servicio contratado.
La información debe mantenerse actualizada y su revisión debe realizarse con una frecuencia adecuada al nivel de riesgo y a las condiciones de la relación comercial.
Permitir el ingreso de trabajadores externos sin una inducción adecuada
Los contratistas pueden desconocer los riesgos específicos de las instalaciones, las normas internas, los procedimientos de emergencia y los requisitos que deben cumplir durante sus actividades.
Esta situación puede aumentar la probabilidad de incidentes, incumplimientos o comportamientos incompatibles con los controles definidos por la organización.
¿Cómo prevenirlo?
Establecer un proceso de inducción previo al inicio de las actividades que incluya, según corresponda:
- Riesgos específicos del lugar de trabajo.
- Requisitos de seguridad y salud.
- Procedimientos internos aplicables.
- Reglas de acceso y comportamiento.
- Respuesta ante emergencias.
- Responsabilidades del contratista.
Además, debe existir evidencia de la inducción y de la comunicación de los requisitos aplicables.
Evaluar al contratista únicamente al inicio de la relación comercial
Una de las principales debilidades consiste en considerar que la evaluación inicial es suficiente para toda la relación comercial.
El desempeño de un proveedor puede cambiar con el tiempo debido a modificaciones en el personal, los procesos, los recursos disponibles o las condiciones del servicio.
¿Cómo prevenirlo?
Establecer mecanismos de seguimiento proporcionales al riesgo, que pueden incluir:
- Indicadores de desempeño.
- Evaluaciones periódicas.
- Inspecciones o verificaciones.
- Revisión de incidentes e incumplimientos.
- Reuniones de seguimiento.
- Registro de hallazgos y oportunidades de mejora.
La información obtenida durante este seguimiento debe utilizarse para tomar decisiones y mejorar la gestión del proveedor.
Resolver los incumplimientos sin analizar sus causas
Cuando se detecta un incumplimiento, una respuesta inmediata puede ser necesaria. Sin embargo, corregir el problema visible no siempre elimina la causa que lo originó.
Por ejemplo, si un contratista incumple un requisito de seguridad, la organización puede corregir inmediatamente la situación. Pero también debería evaluar por qué ocurrió el incumplimiento y determinar si existen condiciones similares en otros servicios o actividades.
¿Cómo prevenirlo?
La respuesta debe ser proporcional al riesgo y puede incluir:
- Investigación de las causas del incumplimiento.
- Evaluación de si el problema puede existir en otros servicios o áreas.
- Definición de acciones correctivas.
- Asignación de responsables y plazos.
- Seguimiento de las medidas adoptadas.
- Verificación de su eficacia cuando corresponda.
El objetivo no es únicamente cerrar el hallazgo, sino reducir la probabilidad de que la misma situación vuelva a ocurrir.
La gestión de contratistas debe ser un proceso continuo
Una gestión eficaz de terceros no se limita a seleccionar un proveedor y verificar algunos documentos antes del inicio del servicio. Requiere una evaluación proporcional al riesgo durante las diferentes etapas de la relación comercial.
Una organización puede fortalecer este proceso mediante un ciclo que incluya:
Seleccionar → Verificar → Comunicar requisitos → Supervisar → Evaluar → Mejorar.
Este enfoque permite que la organización conozca mejor los riesgos asociados a sus contratistas, defina expectativas claras y adopte medidas cuando se detecten incumplimientos o desviaciones.
De esta manera, la gestión de contratistas se convierte en una herramienta para fortalecer la responsabilidad social, reducir riesgos laborales y operativos y mejorar la confiabilidad de las relaciones comerciales.
¿Cómo está transformando la debida diligencia la gestión de contratistas y las cadenas de suministro?
Las expectativas internacionales sobre la conducta empresarial responsable han impulsado una evolución en la forma en que las organizaciones gestionan los riesgos relacionados con sus operaciones y relaciones comerciales.
En este contexto, la debida diligencia basada en riesgos permite a las organizaciones identificar y evaluar posibles impactos relacionados con los derechos humanos, las condiciones laborales y otros aspectos de la conducta empresarial responsable. A partir de esta evaluación, pueden establecer medidas para prevenir o mitigar los riesgos, realizar un seguimiento de las acciones adoptadas y responder cuando se detecten situaciones que requieran atención.
Este enfoque es especialmente relevante en la gestión de proveedores y contratistas. La organización no puede limitarse a verificar si un tercero cumple determinados requisitos en el momento de su contratación. También debe considerar, de acuerdo con la naturaleza de la relación y el nivel de riesgo:
- Qué riesgos pueden estar asociados al servicio.
- Qué impactos podrían producirse sobre las personas o las operaciones.
- Qué medidas existen para prevenir o mitigar esos riesgos.
- Cómo se supervisa el desempeño del proveedor.
- Qué acciones se adoptan cuando se detectan incumplimientos.
Por ello, la evaluación de contratistas puede pasar de ser una actividad principalmente administrativa a formar parte de un proceso más amplio de gestión de riesgos y responsabilidad social.
La debida diligencia no significa que una organización pueda garantizar que nunca existirá un riesgo dentro de su cadena de suministro. Su objetivo es establecer procesos razonables y proporcionales al nivel de riesgo para identificar, prevenir, mitigar y hacer seguimiento de los posibles impactos asociados a sus operaciones y relaciones comerciales.
Este enfoque permite fortalecer la toma de decisiones, mejorar la transparencia y responder de forma más estructurada ante los riesgos que pueden afectar a las personas, la continuidad operativa, la reputación y las relaciones comerciales de la organización.
En consecuencia, la gestión responsable de contratistas requiere cada vez más una visión continua y basada en riesgos, en lugar de limitarse a una evaluación inicial o a la recopilación de documentos.
Fuente: Guía de debida diligencia de la OCDE
Conclusión
La contratación de terceros forma parte de una realidad empresarial cada vez más compleja. Las organizaciones no solo deben gestionar los riesgos asociados a sus propias operaciones, sino también establecer mecanismos adecuados para conocer y gestionar los riesgos relacionados con determinados proveedores y contratistas que participan en sus actividades.
Una gestión responsable de terceros requiere un enfoque proporcional al nivel de riesgo. La homologación, la verificación de requisitos aplicables, la comunicación de expectativas, la supervisión del desempeño y el seguimiento de las acciones de mejora permiten fortalecer la gestión de contratistas y contribuir a la prevención de riesgos laborales, sociales y operativos.
Este enfoque también permite mejorar la transparencia, proteger la reputación corporativa y fortalecer la confianza de clientes, socios comerciales y otras partes interesadas. En mercados donde la responsabilidad social y la conducta empresarial responsable reciben cada vez mayor atención, contar con procesos estructurados para gestionar los riesgos asociados a terceros se convierte en un elemento relevante para construir relaciones comerciales más confiables y sostenibles.
La gestión de contratistas no debería entenderse únicamente como un proceso administrativo de selección y contratación. Es una parte de la gestión integral de riesgos de la organización y, cuando se desarrolla con criterios claros, seguimiento y mejora continua, puede contribuir a fortalecer la responsabilidad social y la sostenibilidad de la cadena de suministro.
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Preguntas frecuentes
¿La responsabilidad social empresarial incluye la gestión de empresas contratistas?
Sí. Las buenas prácticas internacionales promueven que las organizaciones identifiquen y gestionen los riesgos sociales asociados a proveedores y contratistas que participan en su cadena de suministro.
¿Qué beneficios aporta una adecuada gestión de terceros?
Además de fortalecer la responsabilidad social empresarial, contribuye a reducir riesgos laborales, mejorar la continuidad operativa, aumentar la confianza de los clientes y facilitar el acceso a cadenas de suministro nacionales e internacionales.
¿Cómo puede una empresa demostrar que supervisa adecuadamente a sus contratistas?
Mediante registros de evaluaciones periódicas, auditorías internas, indicadores de desempeño, reuniones de seguimiento, acciones correctivas y evidencia de mejora continua.
